Kongres og event services
ICS udfører alle typer opgaver, der er forbundet med en professionel kongresarrangør. Vi er derfor i stand til at overtage alt det praktiske arbejde i forbindelse med planlægning og afvikling af møder, konferencer, kongresser og events.
Ønskes der kun hjælp til en del af et arrangement, løser ICS også enkeltopgaver, f.eks. hotelreservation og registrering af deltagere, eller udstilling og sponsoraftaler.
Ikke to møder eller konferencer er ens, og ikke to værters behov er identiske. Derfor udarbejder ICS en særskilt aftale, der nøje specificerer ansvars- og opgavefordeling og dermed omfanget af de ydelser og løsninger, der ønskes, i hvert enkelt tilfælde. Dette sikrer et åbent samarbejde og et vellykket partnerskab.
Samtidig udarbejder vi for hvert arrangement en aktivitetsplan med de vigtigste milepæle, og rådgiver om markedsføring og PR, samt bidrager med kreativt input til udformningen af logo og design.
De enkelte elementer i vores serviceydelser kan beskrives således:
En af de primære forudsætninger for en vellykket konference er god planlægning. Men forud herfor er det vigtigt at formulere en klar målsætning. Dette element er så indlysende, at mange helt glemmer at definere, hvilket udbytte man ønsker at opnå ved at holde mødet, kongressen eller eventen. ICS sørger altid for, at formålet er klarlagt, så det kan danne grundlag for stort set alle følgende beslutninger i planlægningsprocessen. Alle arrangementets enkeltelementer inkluderes i ICS' overordnede aktivitetsplan, og deadlines fastlægges. Samtidig udnævnes en projektleder, der - afhængig af projektets omfang - suppleres med flere personer, som tilsammen udgør et projektteam. Her placeres ansvaret for den detaljerede planlægning og for gennemførelsen af arrangementet.
Det videnskabelige eller faglige program er kongressens eller konferencens kerne, og det skal derfor opbygges omhyggeligt i et partnerskab mellem værten og ICS - hvor ekspertviden går op i en højere enhed med vores erfaring i at sammensætte videnskabelige og faglige programmer. ICS stiller sit videnskabelige sekretariat til rådighed for indsamling af abstracts, indlæg og f.eks. poster-præsentationer. Vi er specialiseret i håndtering af store videnskabelige programmer og råder over IT-systemer, der kan håndtere hele processen online, herunder f.eks. al modtagelse af abstracts, vurdering, bedømmelse og udvælgelse. ICS håndterer naturligvis også E-posters og E-videos.
ICS' internetregistrering muliggør direkte online kommunikation med deltageren. Systemet genererer alle tænkelige lister til brug for planlægningen og afvikling, baseret på de individuelle deltageres informationer og ønsker. Såvel registrering som hotelbooking foregår via arrangementets hjemmeside.
I forbindelse med registreringen vælger og booker deltageren hotel i den foretrukne priskategori. Reservationerne håndteres via såkaldte SSL-internetforbindelser, der giver den største sikkerhed for betaling med kreditkort og overførsel af personoplysninger. Gennem storkundeaftaler sikrer ICS de til enhver tid mest fordelagtige hotelpriser, ligesom vores samarbejdsaftale med SAS (Scandinavian Airlines) i forbindelse med større kongresser og konferencer giver prismæssige fordele for deltagerne. Ønsker man en alternativ form for hotelbooking, henviser vi til:
Bil leje
Ønskes bil leje, henviser vi til:
Når en konference er afhængig af sponsorer, kan ICS tilbyde skræddersyet sponsorarbejde. Vores professionelle salgsteam opretter en database over potentielle sponsorer og opstiller en sponsorplan i nært samarbejde med organisationskomitéen. ICS kan også udarbejde sponsorpakker og forhandle disse med de enkelte sponsorer.
Til udstillingen udvikler og klargør vi alle nødvendige elementer, f.eks. udstillermanual, standplan og logistik. Under selve udstillingen varetager vi den samlede styring og ledelse, samt al kontakt til udstillere, standbyggere og andre leverandører.
ICS leverer skræddersyet sekretariatsbistand omfattende totalløsninger såvel som administration af specifikke delopgaver.
Drejer det sig om foreninger eller videnskabelige selskaber, tilbyder vi ligeledes alt fra strategisk planlægning til styring af budgetter, medlemskommunikation, trykning af materiale og opbygning af websites. Det vil sige langsigtet fremtidssikring af organisationen - ud over tilrettelæggelse af årsmøder og kongresser.
Under selve konferencen er det vigtigt, at du som vært selv har mulighed for at deltage i møder og andre aktiviteter. Derfor er vi til stede og overvåger, at den praktiske afvikling forløber som aftalt og planlagt. Vi tager hånd om alle konferencens elementer, og vi sørger for, at al logistik forløber gnidningsløst. ICS sikrer at der står et forberedelsesværelse klar til oplægsholdere, at alt det tekniske udstyr virker, at stole- og bordopstillingen i lokalerne er som ønsket, og at der er tydelig skiltning til alle sessionerne.
Kongressens eller konferencens sociale og kulturelle program er af afgørende betydning for, at deltagerne møder hinanden under behagelige og stimulerende forhold. ICS udvikler kreative idéer, der skræddersyes til det sociale program. Vi organiserer kulturelle indslag og programpunkter, der giver både deltagerne og deres ledsagere et godt og mindeværdigt kongresophold. Skulle arrangementet foregå i en by eller et land, hvor ICS selv ikke har det fornødne lokalkendskab, samarbejder vi med en relevant partner inden for vores professionelle netværk, således at kvaliteten af programmet lever op til vores - og kongressens/konferencens - standarder.
ICS har fokus på sund og ernæringsrigtig kost, der giver energi og inspiration. Vi vurderer i samråd med vore kunder deltagernes forventninger og sikrer at mad og drikke er af den ønskede kvalitet. Vi sætter fokus på gode lokale råvarer, økologi, energigivende og naturligvis velsmagende mad. Vi ved at den rigtige ernæring er vigtig for at opretholde energien, når man er på konference eller en event.